Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

E-Mail: [ERGÄNZEN: Kontakt-E-Mail-Adresse]

Diese Hinweise betreffen die Plattform Vereinsprojekte. Für Anfragen zu eigenen Daten kann der oben genannte Kontakt verwendet werden.

2. Aufgaben von Plattformbetreiber und Vereinen

[ERGÄNZEN: Die tatsächliche datenschutzrechtliche Rollenverteilung zwischen Plattformbetreiber und teilnehmenden Vereinen beschreiben. Insbesondere eigenständige oder gemeinsame Verantwortlichkeit bzw. Auftragsverarbeitung für Vereins-Projektinhalte klären und die erforderlichen Vereinbarungen abschließen.]

Die Kennzeichnung „Sponsored & managed by Bitkauz“ allein legt die datenschutzrechtlichen Rollen nicht fest. Die tatsächliche Entscheidung über Zwecke und Mittel der jeweiligen Verarbeitung sowie die vereinbarten Leistungen sind maßgeblich.

3. Hosting und Abruf der Plattform

Die Plattform ist für Hosting bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland vorgesehen. Beim Abruf übermittelt der Browser technisch notwendige Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressource und Browserinformationen. Sie werden zur Übertragung der Inhalte und zur Abwehr technischer Störungen verarbeitet. Ob und wie lange sie protokolliert werden, richtet sich nach der tatsächlich eingerichteten Hostingumgebung.

[ERGÄNZEN: Tatsächlich aktivierte Zugriffs-/Fehlerprotokolle im All-Inkl-KAS, darin gespeicherte Daten, gegebenenfalls IP-Kürzung und konkrete Speicherdauer eintragen.]

[ERGÄNZEN: Vertragspartner für das Hosting und Abschluss des erforderlichen Auftragsverarbeitungsvertrags mit All-Inkl bestätigen; bei abweichenden Dienstleistern oder Auslandszugriffen den Text anpassen.]

Für die technische Bereitstellung und Sicherheitsmaßnahmen kommt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Betracht. Das verfolgte Interesse ist ein sicherer, stabiler Betrieb; die Interessenabwägung und die konkrete Verantwortlichkeit sind am tatsächlichen Betrieb auszurichten.

4. Benutzerkonten und Einladungen

Für ein Konto verarbeitet die Anwendung Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Konto- und Rolleninformationen sowie Erstellungszeitpunkte. Passwörter werden als Argon2id-Hash gespeichert. Einladungen enthalten E-Mail-Adresse, vorgesehenen Verein oder Projektzugang, Berechtigungsstufe, einladendes Konto sowie Gültigkeits- und Verwendungsinformationen.

Die E-Mail-Adresse einer eingeladenen Person stammt zunächst von der einladenden Vereins- oder Projektadministration. Weitere Profilangaben gibt die Person bei der Annahme selbst ein. Einladungslinks sind 72 Stunden gültig. Die Anwendung versendet sie nicht automatisch; die einladende Person gibt sie selbst weiter und soll dabei auf diese Datenschutzhinweise aufmerksam machen. Einladungsdaten werden nicht allein durch das Ende der Gültigkeit vollständig gelöscht.

[ERGÄNZEN: Tatsächliche Zwecke und Rechtsgrundlagen für Nutzerverwaltung und Projektinhalte einschließlich der beteiligten Vereine benennen. Bei berechtigtem Interesse die Interessen konkret erläutern; einen Vertrag oder eine Einwilligung nur nennen, wenn diese Grundlage tatsächlich vorliegt.]

Für ein persönliches Konto sind Name, E-Mail-Adresse und ein Passwort erforderlich. Ohne diese Angaben ist keine angemeldete Zusammenarbeit möglich. Beim Besuch der öffentlichen Rechtstexte ist kein Konto erforderlich.

5. Projektinhalte und Sichtbarkeit

Gespeichert werden Projekte, Vereinszuordnungen, Aufgaben, Zuständigkeiten, Fristen, Status, Beschreibungen, Kategorien, Checklisten und Kommentare. Wer Inhalte eingibt, entscheidet, welche personenbezogenen Informationen darin enthalten sind. Informationen über andere Personen können daher auch aus Beiträgen anderer Projektbeteiligter stammen.

Projektinhalte sind für die berechtigten Mitglieder beteiligter Vereine und ausdrücklich zugelassene Projektgäste sichtbar. Mehreren Vereinen zugeordnete Projekte machen ihre Inhalte entsprechend mehreren Vereinsbereichen zugänglich. Gastberechtigungen können Lesen, Kommentieren oder Bearbeiten erlauben. Plattformadministratoren haben administrativen Zugriff auf alle Vereinsbereiche; technische Betreiberzugriffe dürfen nur im erforderlichen Umfang erfolgen.

Zusätzlich speichert die Anwendung persönliche Darstellungspräferenzen im Benutzerkonto. Diese Präferenzen werden serverseitig gespeichert.

6. Sitzungscookie und Anmeldeschutz

Die Anmeldung und der Schutz von Formularen verwenden das Sitzungscookie vp_session. Es enthält eine zufällige Sitzungskennung. Es ist als Sitzungscookie mit HttpOnly und SameSite=Lax eingerichtet; beim vorgesehenen HTTPS-Betrieb ist zusätzlich Secure gesetzt. Es dient keinem Werbe- oder Analysezweck.

Angemeldete Sitzungen werden nach 30 Minuten Inaktivität, spätestens nach zwölf Stunden ungültig. Eine Passwortänderung oder Zurücksetzung macht bestehende Anmeldesitzungen ungültig. Die physische Bereinigung abgelaufener serverseitiger Sitzungsdateien hängt vom eingerichteten PHP-Betrieb ab; die Authentifizierung endet unabhängig davon.

Soweit die Speicherung der Sitzungskennung für die ausdrücklich gewünschte Anmeldung und die zugehörige Formularsicherheit unbedingt erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten dient dem Schutz von Konten und Formularen; hierfür kommt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem Interesse an einem sicheren Betrieb in Betracht. Diese Ausnahme gilt nicht pauschal für später ergänzte optionale Dienste.

Zur Begrenzung von Anmeldeversuchen werden aus IP-Adresse und eingegebener E-Mail-Adresse getrennte schlüsselgebundene Prüfwerte erzeugt. Diese Schutz-Tabelle enthält die Angaben nicht als Klartext. Ein Begrenzungsfenster beträgt 15 Minuten; Einträge mit einem Fensterbeginn vor mehr als 24 Stunden werden beim nächsten Anmeldeversuch bereinigt. Davon unabhängig können Hostingprotokolle IP-Adressen enthalten.

7. Änderungsprotokolle und sichere Speicherung

Ein internes Änderungsprotokoll hält ausführendes Konto, Aktion, betroffenen Datensatz und Zeitpunkt fest. Es dient der Nachvollziehbarkeit und dem Schutz vor Missbrauch. Fehlerprotokolle können technische Diagnoseinformationen enthalten. Personenbezogene Angaben darin sind auf das erforderliche Maß zu begrenzen.

Zum Schutz vor doppeltem Speichern werden Anfragekennungen und zugehörige Antworten kurzzeitig gespeichert. Bei einer Einladung kann eine solche Antwort auch den erzeugten Einladungslink enthalten. Einträge, die älter als 24 Stunden sind, werden bei einer nachfolgenden erfolgreichen Schreibaktion bereinigt; die Bereinigung erfolgt nicht durch einen dauernd laufenden Hintergrunddienst.

[ERGÄNZEN: Konkrete Aufbewahrungsfristen und tatsächliche Bereinigung für Änderungsprotokolle, verwendete/abgelaufene Einladungen und Anwendungs-Fehlerprotokolle festlegen.]

8. Aufbewahrung, Papierkorb und Sicherungen

[ERGÄNZEN: Löschkriterien und Verfahren nach Ende eines Kontos bzw. einer Mitgliedschaft festlegen; derzeit gibt es keine automatische Kontolöschung.]

[ERGÄNZEN: Aufbewahrungs- und Löschkriterien für aktive Projekte und Projekte im Papierkorb verbindlich festlegen; keine automatische Leerung vorhanden.]

Ein Projekt im Papierkorb bleibt mitsamt Aufgaben, Checklisten, Kommentaren und Zugriffszuordnungen gespeichert. Es wird aus der aktiven Nutzung ausgeblendet. Vereinsadmins des verantwortlichen Vereins können wiederherstellen; endgültig löschen kann in der Anwendung ausschließlich ein Plattformadmin. Es gibt keine automatische Papierkorbleerung. Diese Rollenregel hebt gesetzliche Löschpflichten oder Rechte betroffener Personen nicht auf.

Eine endgültige Projektlöschung entfernt die zugehörigen Projektinhalte und Projekteinstellungen aus der laufenden Datenbank. Sie löscht nicht automatisch sämtliche beteiligten Benutzerkonten, das gesonderte Änderungsprotokoll oder ältere Sicherungen. Einzelne gelöschte Aufgaben werden in dieser Version zunächst intern als gelöscht markiert.

[ERGÄNZEN: Tatsächlichen Sicherungsplan, Speicherort, Aufbewahrungsdauer und Umgang mit Löschbegehren bei Rücksicherungen eintragen. Externe Backupanbieter gegebenenfalls zusätzlich benennen.]

9. Dienstleister, externe Links und Zusatzdienste

Anwendung, Skripte und Bitkauz-Signet werden vom eigenen Webspace ausgeliefert. Die Darstellung verwendet Systemschriften vom Gerät; externe Webfonts werden nicht geladen. Die mitgelieferte Version enthält keine Besucheranalyse, Werbetracker oder eingebetteten Social-Media-Dienste. Sie lädt kein externes Logo nach. Der Footer-Link zu bitkauz.de stellt erst beim Anklicken eine Verbindung zu dieser Website her.

Die Version enthält keinen automatischen E-Mail-Versand, keine Datei-Uploads und keine S3-Anbindung. Bei einer manuellen Weitergabe von Einladungen oder Bearbeitung einer Kontaktanfrage per E-Mail können zusätzlich die vom Betreiber bzw. Absender eingesetzten Kommunikationsanbieter beteiligt sein; die tatsächlich eingesetzten Dienste und erforderlichen Informationen sind gegebenenfalls zu ergänzen. Weitere externe Speicher-, Analyse- oder Versanddienste müssen vor ihrer Nutzung in diesen Hinweisen berücksichtigt werden.

Ob neben dem Hosting weitere Auftragsverarbeiter oder Übermittlungen in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums beteiligt sind, muss anhand des tatsächlichen Betriebs einschließlich Sicherungen, Supportzugriffen und Kommunikationsdiensten geprüft und angegeben werden. Die bloße Verwendung dieser Software begründet dazu keine pauschale Zusage.

10. Rechte betroffener Personen

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können betroffene Personen Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Soweit die Voraussetzungen vorliegen, besteht auch ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Eine erteilte Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Widerspruch: Gegen eine auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützte Verarbeitung kann aus Gründen der besonderen Situation Widerspruch eingelegt werden. Anfragen können an den oben genannten Kontakt gerichtet werden.

Daneben besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere am gewöhnlichen Aufenthaltsort, am Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für nichtöffentliche Stellen in Niedersachsen kommt der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen in Betracht.

11. Automatisierte Entscheidungen und Aktualisierung

Diese Software trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung über Personen und erstellt keine entsprechenden Profile. Technische Zugriffssperren bei zu vielen Anmeldeversuchen dienen der Kontosicherheit.

Diese Erklärung muss angepasst werden, sobald sich Funktionen, Verantwortlichkeiten oder eingesetzte Dienstleister ändern.